Angesichts steigender Patientenzahlen und begrenzter Ressourcen wird das effiziente Belegungsmanagement zunehmend zu einer strategischen Herausforderung. Eine optimale Bettenauslastung sorgt nicht nur für eine verbesserte Patientenversorgung, sondern trägt auch maßgeblich zur wirtschaftlichen Stabilität bei. Das Management der Bettenbelegung ist daher ein zentraler Faktor für die Effizienz von Krankenhäusern. Dieser Artikel zeigt auf, wie durch gezieltes Belegungsmanagement nicht nur die Optimierung der Krankenhausprozesse verbessert, sondern auch die Qualität der Versorgung gesichert wird.
Was heißt Belegungsmanagement? Definition und Bedeutung im Überblick
Was versteht man unter Belegungsmanagement?
Belegungsmanagement im Krankenhaus umfasst die Planung und Steuerung der Bettenbelegung, um Patient:innen effizient unterzubringen, Wartezeiten zu minimieren und die Ressourcenauslastung zu optimieren. Ziel ist die Balance zwischen Patientenbedarf und verfügbaren Kapazitäten.
Was gehört zu den Bausteinen des Belegungsmanagements?
Zu den Bausteinen des Belegungsmanagements im Krankenhaus gehören das zentralisierte Belegungsmanagement (ZBM), die zentrale Patientenaufnahme (ZPA), die Aufnahme- und Vorbereitungseinheit (AVE), die zentrale Notaufnahme (ZNA) sowie die Ressourcenplanung, das Bettenmanagement und die Schnittstellensynchronisation zwischen den Abteilungen. Diese Einheiten koordinieren die Patientenströme und optimieren die Bettenbelegung.
Gründe für die Integrierung eines zentralen Belegungsmanagements
Zentrale Steuerung und Koordination
Ein zentrales Belegungsmanagement ermöglicht die umfassende Kontrolle und Steuerung der Bettenkapazitäten im gesamten Krankenhaus. Durch zentralisierte Entscheidungen werden Engpässe vermieden, Ressourcen effizient verteilt und eine gleichmäßige Auslastung der Stationen sichergestellt. Dies führt zu einer besseren Planbarkeit und erhöht die Gesamteffizienz des Krankenhauses.
Vereinfachte Zusammenarbeit verschiedener Abteilungen
Mit einem zentralen System wird die Kommunikation zwischen den verschiedenen Abteilungen verbessert. Alle relevanten Informationen zur Bettenverfügbarkeit und Patientenverlegung sind jederzeit zugänglich. Dies reduziert Missverständnisse und sorgt für eine nahtlose Zusammenarbeit, da alle Abteilungen auf dieselben Daten zugreifen und ihre Planungen entsprechend abstimmen.
Unterstützung durch Digitalisierung
Durch den Einsatz digitaler Tools im Belegungsmanagement werden Prozesse automatisiert und Echtzeitdaten genutzt, um fundierte Entscheidungen zu treffen. Digitalisierung reduziert manuelle Eingriffe, minimiert Fehler und ermöglicht eine schnellere Reaktion auf Veränderungen. Digitale Lösungen unterstützen zudem die Integration mit anderen Krankenhausinformationssystemen, was die Effizienz weiter steigert.
Belegung nach Quantität und Qualität
Ein zentrales Belegungsmanagement stellt sicher, dass Betten nicht nur nach ihrer Verfügbarkeit, sondern auch nach der spezifischen medizinischen Notwendigkeit (Qualität) belegt werden. Dadurch wird die optimale Versorgung der Patient:innen gewährleistet, während gleichzeitig die Bettenkapazitäten bestmöglich ausgelastet werden. Dies verhindert sowohl Überbelegungen als auch Leerstände.
Schnelle Anpassungsfähigkeit
In einem dynamischen Umfeld wie einem Krankenhaus ist es entscheidend, flexibel auf Veränderungen wie Notfälle oder plötzliche Patientenaufnahmen reagieren zu können. Ein zentrales Belegungsmanagement ermöglicht es, schnell Anpassungen vorzunehmen und die Belegungssituation laufend zu überwachen und zu optimieren.
Entlastung des Personals
Durch die Automatisierung und Zentralisierung von Belegungsprozessen wird das Personal von zeitaufwendigen administrativen Aufgaben entlastet. Dies reduziert Stress und Fehler und gibt den Mitarbeiter:innen mehr Zeit, sich auf die direkte Patientenversorgung zu konzentrieren. Gleichzeitig verbessert sich die Arbeitsorganisation, was zu einer höheren Mitarbeiterzufriedenheit führt.
Modelle für die Integration des Belegungsmanagements
Für die Integration des Belegungsmanagements haben sich in deutschen Kliniken insbesondere drei Modelle etabliert, die hier nachfolgend etwas näher erläutert sind. Jedes dieser Modelle bietet spezifische Vorteile und wird je nach Größe, Struktur und strategischen Zielen des Krankenhauses gewählt.
Einrichtung einer eigenen Abteilung der Pflegedirektion
Bei diesem Modell übernimmt die Pflegedirektion die Verantwortung für das zentrale Belegungsmanagement. Es wird eine spezielle Abteilung innerhalb der Pflegedirektion eingerichtet, die sich ausschließlich mit der Koordination und Steuerung der Bettenbelegung befasst. Diese Abteilung arbeitet eng mit den Pflegekräften auf den Stationen zusammen und sorgt dafür, dass Patient:innen effizient und passend auf die verfügbaren Betten verteilt werden. Der Vorteil liegt in der pflegezentrierten Sichtweise, da die Pflegekräfte die Bedürfnisse und Kapazitäten der Stationen sehr gut kennen.
Ernennung einer ärztlichen Leitung für die zentrale Notaufnahme
In diesem Modell wird die zentrale Notaufnahme (ZNA) als Dreh- und Angelpunkt des Belegungsmanagements gesehen. Eine ärztliche Leitung, die speziell für die ZNA verantwortlich ist, übernimmt auch die Koordination der Bettenbelegung. Da die Notaufnahme oft der erste Kontaktpunkt für viele Patient:innen ist, ermöglicht dieses Modell eine schnelle und gezielte Zuweisung der Patient:innen zu den richtigen Stationen. Die ärztliche Leitung kann auf Basis medizinischer Dringlichkeit und vorhandener Kapazitäten schnell Entscheidungen treffen, was besonders in Notfallsituationen von Vorteil ist.
Eine eigene Stabsabteilung der Geschäftsführung
Hier wird das Belegungsmanagement direkt in die strategische Führungsebene des Krankenhauses integriert. Eine eigene Stabsabteilung, die der Geschäftsführung unterstellt ist, übernimmt die zentrale Steuerung und Koordination der Bettenbelegung. Diese Abteilung arbeitet stationsübergreifend und hat einen umfassenden Überblick über alle Ressourcen des Krankenhauses. Durch die enge Anbindung an die Geschäftsführung werden strategische Entscheidungen schnell und effizient umgesetzt. Zudem hat dieses Modell den Vorteil, dass es eine ganzheitliche Sichtweise ermöglicht, die sowohl medizinische als auch wirtschaftliche Aspekte berücksichtigt.
Hauptaufgaben und Ziele des Belegungsmanagements
Die Hauptaufgaben und Ziele des Belegungsmanagements im Krankenhaus umfassen mehrere Punkte. Diese tragen insgesamt dazu bei, die Effizienz und Qualität der Patientenversorgung im Krankenhaus zu verbessern.
Steuerung der Bettenbelegungsplanung
Das Belegungsmanagement koordiniert die Zuweisung von Betten und sorgt für eine strukturierte Planung, um die Patient:innen optimal auf die verfügbaren Betten zu verteilen. Ziel ist es, Belegungsprozesse effizient zu gestalten und die Versorgungsqualität zu sichern.
Erhöhung der Bettenauslastung
Durch gezielte Planung und Koordination soll die Bettenauslastung maximiert werden. Dies bedeutet, möglichst wenige leere Betten zu haben, um die vorhandenen Kapazitäten voll auszuschöpfen und wirtschaftlich zu arbeiten.
Vermeidung von Überbelegung und Ablehnung von Patient:innen
Ein zentrales Ziel ist es, Überbelegungen zu verhindern, welche die Patientenversorgung beeinträchtigen. Gleichzeitig wird versucht, die Ablehnung von Patient:innen aufgrund mangelnder Kapazitäten zu minimieren, indem Betten effizient verwaltet werden.
Kurzfristige Information über freie Betten
Das Belegungsmanagement stellt sicher, dass jederzeit aktuelle Informationen über freie Betten verfügbar sind. Dies ermöglicht eine schnelle Reaktion auf Notfälle und plötzliche Patientenaufnahmen.
Ausgleich zwischen Stationen
Um eine gleichmäßige Auslastung zu gewährleisten, gleicht das Belegungsmanagement Kapazitätsschwankungen zwischen den Stationen aus. Überbelastete Stationen werden entlastet, indem Patient:innen in weniger ausgelastete Bereiche verlegt werden.
Optimierung der Patientenwege
Das Belegungsmanagement zielt darauf ab, Patientenströme so zu lenken, dass unnötige Wartezeiten vermieden und die Aufenthaltsdauer im Krankenhaus verkürzt werden. Dies steigert die Effizienz und die Patientenzufriedenheit.
Unterstützung der interdisziplinären Zusammenarbeit
Das Belegungsmanagement fördert die Zusammenarbeit zwischen verschiedenen Abteilungen, indem es eine zentrale Schnittstelle für die Abstimmung von Bettenbelegungen bietet.
