Office Manager:in*

Als Office Manager:in an unserem Standort Karlsruhe Park Plaza sorgst du dafür, dass im Büroalltag alles reibungslos läuft und deine Kolleg:innen sich auf ihre Arbeit konzentrieren können.

Du betreust den Empfangsbereich unseres Offices und bist damit die erste Ansprechperson für Besucher:innen. Wichtige organisatorische Abläufe (z.B. Besucherlisten, Park- und Chipkarten) hast du dabei immer im Blick. Zudem beantwortest du alle Anfragen, die per Mail oder Telefon eingehen und stellst sicher, dass alle Informationen dort ankommen, wo sie gebraucht werden.

Du schaffst eine angenehme Arbeitsatmosphäre, indem du Besprechungs- und Gemeinschaftsräume in Schuss hältst und dafür sorgst, dass sich alle wohlfühlen.

Im Bereich Facility Management koordinierst du Dienstleister wie z. B. Reinigungspersonal, handwerkliches Fachpersonal oder die Hausverwaltung, behältst die Ausstattung der inovex WG im Blick und kümmerst dich um alles, was den Standort am Laufen hält.

Zu deinen weiteren administrativen Aufgaben gehören ebenfalls die Organisation des Postein- und -ausgangs sowie die Verwaltung von Bestellungen – von Büromaterial bis hin zu Snacks und Hygieneartikeln. Außerdem unterstützt du bei administrativen Themen im Fuhrpark und hilfst deinem Team bedarfsweise bei der Bearbeitung unseres Ticketsystems.

Als Organisationstalent behältst du immer den Überblick, packst gerne mit an und bringst frische Ideen ins Team.

Administrative Aufgaben meisterst du mit Leichtigkeit und bist versiert im Umgang mit digitalen Tools und Software.

Sehr gute Deutschkenntnisse sind Voraussetzung (mind. Level C1), gute Englischkenntnisse runden dein Profil ab.