Bosch Entwicklung einer Enterprise App für die Auditierung von Lieferanten

Mit dem Tablet zum Lieferanten, mit einem Klick ins Backend

Die Ansprüche an die Qualitätssicherung in der Automobilbranche sind hoch. Um den Standards des Verbands der Automobilindustrie (VDA) gerecht zu werden, müssen Zulieferer regelmäßig ihre eigenen Lieferanten vor Ort prüfen und bewerten. In sogenannten Prozessaudits begehen die Auditor:innen die einzelnen externen Produktionsstätten und analysieren Geschäftsprozesse in der Lieferkette und im Herstellungsprozess, um mögliche Schwächen in den Abläufen aufzudecken.

Für die Robert Bosch GmbH, einen der weltweit führenden Automobilzulieferer und Technologieanbieter mit Lieferanten rund um den Globus, bedeuten diese Auditierungen jedes Jahr einen gewaltigen Aufwand. Der Weltkonzern – mit der Kraftfahrzeugtechnik als größter Sparte – bezieht täglich mehr als 300 Millionen Teile und arbeitet dazu mit mehreren tausend direkten Zulieferern zusammen. 6.000 Mitarbeiter:innen im Bosch Zentraleinkauf überwachen die weltweite Einhaltung der Qualitätsrichtlinien. Pro Jahr werden derzeit rund 650 Lieferantenaudits durchgeführt.

Bis Mitte 2012 erfolgten diese Audits ausschließlich in einem herkömmlichen, halbdigitalen Verfahren. Umfangreiche Prüfdokumente wurden in Papierform für den Lieferantenbesuch zusammengestellt, anschließend erfassten die Auditor:innen manuell vor Ort anhand von Fragebögen ihre Daten und fertigten Notizen zu Prozessen und Sachverhalten in den Produktionshallen an. Diese Daten wurden später wiederum manuell in Excel-Blätter übertragen. Nach teilweise komplexen Berechnungen über Nacht und Besprechungen mit dem jeweiligen Lieferanten schlossen sich weitere manuelle Eingaben an. Ein üblicher, jedoch enorm aufwändiger Prozess.

Effizienzsteigerung durch mobile digitale Datenerfassung

Für das Bosch Entwickler:innenteam um Mario Einsiedler (Qualitätsleitung), Mehmet Kazanci (Einkaufsorganisation), und Christian Kutsch (Zentralbereich Informationsverarbeitung) verlangte dieser bestehende Auditprozess nach Optimierungen: Die Audits verschlangen nicht nur Arbeit und Kosten, sondern waren durch die manuelle Übertragung der Daten auch anfällig für Fehler. Das Team stieß daher eine Innovation im Konzern an, nach der die Auditor:innen über eine mobile Software-Anwendung mit den Backend-Systemen von Bosch verbunden sein sollten: Mobile Standardgeräte, wie sie im Consumer-Bereich mit dem iPad seit 2010 immer populärer geworden waren, müssten sich auch geschäftlich nutzbar machen lassen und würden keine besonderen Ansprüche an die Hardware-Beschaffung stellen.

Gleichwohl mussten von Beginn an die Besonderheiten des im Unternehmen etablierten Geschäftsprozesses berücksichtigt werden: Die Auditor:innen müssen unter anderem in der Lage sein, Fertigungsstätten zügig zu begehen, schnell eigene Notizen zu erfassen, Zeichnungen oder Fotos zu Dokumentationszwecken rasch und korrekt einzubinden und sollten die Ergebnisse schnell exportieren können. Da in den Einsatzbereichen nicht immer eine Internetverbindung vorausgesetzt werden kann, musste die Lösung auch offline verfügbar sein. Inhaltlich erlaubte der genormte Prozess keinerlei Kompromisse. Und auch an die sensiblen erfassten Daten stellte die Entwicklung hohe Sicherheitsanforderungen.

Die inovex GmbH hat mit ihren Mobile Development-Expert:innen im Auftrag von Bosch eine App technisch umgesetzt, die genau auf sämtliche dieser Anforderungen zugeschnitten ist und diese vollständig erfüllt: Die BCP Audit App basiert auf einer tief gehenden Analyse des bestehenden Prozesses im Konzern, nutzt die natürliche Touchscreen-Bedienung der Tablets zur bedeutenden Vereinfachung der Datenerfassung und verfügt über eine Handschriftenerkennung für die Notizen der Auditor:innen. Im Verbund mit der Integration in die Geschäftssysteme von Bosch ist der Auditierungsprozess im Unternehmen damit erstmals durchgängig digitalisiert – von den einzelnen Auditor:innen an jedem Ort auf der Welt bis ins konzerneigene Robert Bosch Supply Relationship Management (RB-SRM) System.

Die von den inovex Ingenieur:innen 2012 auf iOS- und HTML5-Basis umgesetzte mobile Anwendung ist bereits in einigen Regionen im Einsatz und erhöht die Datenqualität durch Ausschaltung von Fehlerquellen, während gleichzeitig mehr Audits in weniger Zeit möglich werden. Im Ergebnis erlaubt die Lösung laut Bosch-Qualitätsleiter Einsiedler eine Effizienzsteigerung um 15 %. So soll die neue App künftig weltweit für die gesamte Lieferantenauditierung von Bosch genutzt werden.

Neue Lösung erfolgreich durch einfache, sichere Bedienung

Zu den wichtigsten Features der Bosch App gehören

• die einfache, intuitive Benutzeroberfläche (GUI),
• die intelligente Einbindung vertrauter Elemente aus dem Altprozess,
• die integrierte Handschrifterkennung für Notizen sowie
• eine eigene Verschlüsselung der Applikation mit Passwortschutz.

Die technische Umsetzung der Lösung erfolgte in enger Zusammenarbeit mit dem Bosch-Team durch inovex. Dabei spielt die einfache Bedienung zum einen eine große Rolle für die Akzeptanz der neuen Lösung bei Mitarbeiter:innen. Zudem ist kein aufwändiger Schulungsbedarf erforderlich, um die Änderung einzuführen. Trotz des Bediengefühls wie bei einer nativen iOS-App wurden markante Visuals wie etwa Anordnungen oder bestimmte farbliche Hervorhebungen bewusst an den früheren Ablauf angelehnt. Auch diese Wiedererkennbarkeit erleichtert die Orientierung und Akzeptanz. Die Bedeutung der reibungslosen Umsetzung der gewünschten Handschriftenerkennung liegt darin, (wahlweise) handschriftliche Zusatznotizen der Auditor:innen, wie sie im tatsächlichen Arbeitsumfeld anfallen, automatisch in digitale Texte zu konvertieren. Nur so war eine vollständige Digitalisierung des Prozesses sinnvoll realisierbar.

Schließlich erfordern Mobilgeräte wegen der höheren Gefahr von Diebstahl oder Verlust besondere Anforderungen an die Datensicherheit. Für Bosch setzte inovex ein eigenes Verschlüsselungssystem der App, zusätzlich und unabhängig von den Sicherheitsfeatures des Geräts, mit passwortgeschütztem Zugriff um. Weitere wichtige Merkmale der Lösung sind die komfortable Einbindung von Fotos der geräteeigenen Kameras, die zur Dokumentation komplizierter Sachverhalte oder Beweisführung von Mängeln im Audit nötig sind und direkt mit dem jeweiligen Vorgang verknüpft werden können, sowie verschiedene Import- (Prüfdokumente, Fragebögen) und Exportfunktionen (Berichte via PDF, EMail). Erstmals steht den Auditor:innen jetzt frühzeitig eine Sicht auf die Ergebnisse des Audits zur Verfügung. Die ebenfalls von inovex umgesetzte Schnittstelle auf dem iPad integriert die Anwendung nahtlos in das Backend-System bei Bosch (RB-SRM-Tool).

inovex macht mobilen Megatrend geschäftlich nutzbar

Unternehmen stehen heute häufig vor der Herausforderung, einerseits flexible Nähe zu Partnern oder Kunden zeigen zu müssen, wo geschäftskritische Daten anfallen, und andererseits dem unternehmensweiten Wunsch nach einer einheitlichen, integrierten IT-Umgebung nachzukommen. Daten sollen möglichst ohne Medienbrüche im Unternehmen verfügbar sein, die schnelle Sicht auf diese Daten wird zum Wettbewerbsvorteil. Der Megatrend „Mobile“, der für die Konsumierendenseite bereits in aller Munde ist, birgt hier auch für interne Geschäftsabläufe erhebliche Einsparpotenziale.

Dabei ist der Einsatz von Laptops nicht immer viabel oder wünschenswert – wie das Beispiel der Industrie-Audits per Klemmbrett im Notebookzeitalter deutlich zeigt. Tablets und Smartphones können diese Lücke füllen: Neben dem Lieferanten-und Qualitätsmanagement sind zahlreiche weitere Anwendungsfelder solcher mobilen Lösungen wie Außendienst, Wartung oder Marktforschung denkbar. Eine Schlüsselrolle nimmt dabei jeweils die passende Applikation für die Mobilplattform ein. inovex kann mit seinem Mobile Development Team Tablet- und Smartphone-Anwendungen sowohl – wie für Bosch – mit HTML5 und nativer iOS-Technologie umsetzen als auch mit Android, wo inovex-Mitarbeiter:innen deutschlandweit zu den führenden Expert:innen zählen. Damit deckt inovex faktisch den gesamten relevanten Mobilgerätemarkt ab. Der Entwicklung hybrider Apps, wie in diesem Fall, die die Vorteile plattformunabhängiger Entwicklung mit der Nutzung hardwarenaher Funktionalität vereinen, wird dabei in Zukunft eine bedeutende Rolle zukommen.

Nur genau verstandene Geschäftsprozesse lassen sich erfolgreich digitalisieren

Das große Potenzial der Digitalisierung und Mobilisierung von Geschäftsprozessen lässt sich nur heben, wenn die benutzte App den Workflow vollständig abbildet. Entscheidend für die Umsetzung einer effizienten Digitalisierung bestehender Geschäftsprozesse ist es daher, den zugrunde liegenden Prozess zunächst korrekt zu analysieren und die Lösung passgenau darauf abzustimmen.

Die Gefahr, dass die Anwendung nicht zum Prozess passt und so entweder nicht akzeptiert wird oder im konkreten Einsatz keinen rentablen Mehrwert bietet, ist real und lässt viele IT-Projekte scheitern. Mit der richtigen Methodik lassen sich solche Fallen vermeiden. So hat inovex selbst ausführlich mit den Auditor:innen von Bosch gesprochen, um ihre Arbeitsweise und Wünsche exakt zu erfassen. Durch die von inovex durchgängig angewandte agile Methodik konnten lauffähige Programmversionen direkt mit den Anwender:innen abgestimmt und mögliche Schwierigkeiten sofort korrigiert werden.

Wie im Falle von Bosch, wo der Erfolg für sich spricht: Der Konzern prüft bereits weitere Anwendungsfelder innerhalb seiner weit verzweigten Unternehmen und bietet die Lösung, die bei der Vorstellung auf dem Qualitätsmanagement-Symposium des VDA im April 2013 auf großes Interesse stieß, inzwischen in Kooperation mit dem VDA sogar in einer eigenen kommerziellen Version extern an.

Zusammenfassung

inovex hat für die Robert Bosch GmbH eine maßgeschneiderte mobile Anwendung für den Prozess der Lieferantenauditierung umgesetzt. Die App auf der iOS-Plattform vereinfacht den bestehenden, geschäftskritischen Ablauf bei Bosch und macht die Auditierungen von Lieferanten um ein Vielfaches schneller und fehlerfreier. Die neue Lösung ermöglicht Effizienzsteigerungen von bis zu 15 %.